Les réunions virtuelles font partie de l’une des habitudes de travail qui ont connu une nette expansion avec la crise sanitaire récente. Aujourd’hui, devenue une norme de travail au sein de certaines entreprises, ces réunions en ligne sont réalisées au moyen d’internet et d’un logiciel adéquat.
Vous préparez une prochaine réunion par téléconférence pour votre entreprise ? Voici 10 conseils, qui mis en pratique, vous aideront à réussir vos réunions virtuelles.
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Plan de l'article
- Préparez-vous personnellement à assister à la réunion
- Vérifiez vos matériels de visioconférence
- Trouvez un ordre du jour et des objectifs de réunion
- Faites un choix réfléchi des intervenants
- Optez pour le meilleur logiciel de réunion virtuelle
- Établissez des directives de déroulement de la réunion
- Interagissez avec les participants
- Intégrer des pauses virtuelles si nécessaire
- Réalisez des sondages pour maintenir l’intérêt des intervenants
- Veillez au respect de la durée impartie pour votre réunion virtuelle
Préparez-vous personnellement à assister à la réunion
Une réunion virtuelle réussie commence par une préparation personnelle. En tant qu’initiateur ou participant, vous devez vous mettre en lumière afin que vos messages passent aisément. Pour votre concentration et celui des autres participants, optez pour des vêtements unis, et soignez votre apparence.
Vérifiez vos matériels de visioconférence
Pour que la réunion que vous prévoyez soit couronnée de succès, n’hésitez pas à investir dans des équipements professionnels. Paramétrez convenablement vos équipements audio et ajustez l’angle de votre webcam. Contrôlez votre connexion Internet et fermez les applications que vous n’utilisez pas. Plus important, avant toute réunion virtuelle, testez votre matériel.
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Trouvez un ordre du jour et des objectifs de réunion
En définissant vos objectifs et en élaborant l’ordre du jour de votre réunion virtuelle, vous permettez son orientation dans une direction précise. Ainsi, chacun sait à quoi s’en tenir, quoi aborder, car chacun a connaissance des principaux sujets de discussion.
Faites un choix réfléchi des intervenants
Même si la réunion a lieu en ligne, il est nécessaire de maintenir un environnement professionnel. Un choix minutieux des intervenants vous évite toute distraction, car ceux-ci sont informés des règles de la réunion.
Optez pour le meilleur logiciel de réunion virtuelle
La réalisation d’une réunion virtuelle dépend d’un logiciel de visioconférence, il faudra porter une attention particulière au choix de la plateforme. Tenez compte des critères de sélection d’une plateforme de réunion virtuelle pour trouver l’outil digital adapté à votre meeting à distance.
Établissez des directives de déroulement de la réunion
Comme lors d’une réunion en présentiel, la phase introductive de votre réunion à distance doit comporter l’énoncé des directives nécessaires au bon déroulement de la séance. Voici une liste non-exhaustive de directives à établir selon vos objectifs :
- Donner la durée de la réunion ;
- Demander la coupure des micros des intervenants qui n’ont pas la parole ;
- Désigner un modérateur qui s’occupe d’accorder la parole ;
- Énumérer les fonctionnalités du logiciel autorisées au cours de la réunion.
Interagissez avec les participants
Pour être satisfait de votre réunion, ne gardez pas le monopole de la parole. Interpelez les participants, demandez leur avis verbalement et formulez des questions qui les poussent à vouloir répondre. Un quiz, ou une enquête sont également utiles pour ces interactions.
Intégrer des pauses virtuelles si nécessaire
Lorsque la réunion dure plus de 90 minutes, pensez à y inclure des pauses virtuelles. Leur durée ne dépend que de vous. Ce sont des moments de repos où vous arrêtez de parler de boulot, et les participants pourront parler du beau temps et apprendre à mieux se connaître.
Réalisez des sondages pour maintenir l’intérêt des intervenants
Une réunion non-participative peut ennuyer. Alors, pour conserver l’intérêt des intervenants, vous pouvez faire usage de sondages. C’est un excellent moyen pour jauger leur concentration et recueillir des commentaires sur les sujets de discussion.
Veillez au respect de la durée impartie pour votre réunion virtuelle
Cet aspect est très important. Une fois que vous avez donné un horaire de déroulement de votre réunion à distance, il faut y veiller rigoureusement. En limitant les prises de parole qui s’éternisent, en parcourant de manière succincte et en donnant la parole à chaise intervenant pour une durée précise, vous allez pouvoir rester dans le timing.
